Business Analist: essentiële rol voor groei en effectief verbeteren

Business analist is niet alleen een titel; het is een sleutelrol voor zakelijke ontwikkeling. Maar wat doet een business analist eigenlijk?

Door bedrijfsprocessen te analyseren en gegevens om te zetten in concrete inzichten, is de business analist constant bezig met verbeteringen van verschillende operationele en technologische aspecten. De aanbevelingen die een business analist doet, dragen bij aan groei en efficiëntie van zowel grote bedrijven als middel- en kleine bedrijven (MKB). Het is belangrijk om als bedrijf constant mee te bewegen met innovaties in bedrijfsprocessen en technologie. Hierdoor komt de rol van business analist steeds prominenter naar voren. Daarom is het erg relevant om te weten welke taken bij deze rol liggen.

Een business analist fungeert als een spil tussen de bedrijfsdoelstellingen en de technologische oplossingen die nodig zijn om deze doelen te bereiken. In deze uitgebreide verkenning zullen we dieper ingaan op de essentiële functies, vaardigheden en het belang van een business analist in het bedrijfsleven.

Business analist analyseert, communiceert en implementeert

Voordat je een business analist inzet voor projecten binnen je bedrijf of organisatie, is het van belang om te weten wat deze rol concreet inhoudt. De werkzaamheden van een business analist zijn zeer divers maar houden uiteraard allemaal verband met elkaar. Om een goed beeld te vormen gaan we de verschillende taken, en de waarden die zij hebben, stap voor stap bij langs.

Analyseren en interpreteren

Door informatie over bedrijfsprocessen te verzamelen kan een business analist inefficiënties ontdekken, en opmerken waar ruimte is voor optimalisatie. De verzamelde informatie wordt geanalyseerd in het kader van de eisen en wensen van alle belanghebbenden, om zo een basis te vormen voor een scherpe veranderstrategie.

Om ervoor te zorgen dat verandering fundamenteel sterk toegepast wordt, is het belangrijk dat deze analyse gedurende het volledige traject (van begin tot eind) plaatsvindt. Dit draagt bij aan het optimaliseren van processen en het stroomlijnen van werkwijzen.

Door de meest recente analysemethoden (zoals BCS business analyse methodes) toe te passen kan een business analist veel en accurate informatie verzamelen. Een grondige analyse en scherpe interpretatie zorgen voor meer inzicht waardoor bedrijven beter geïnformeerd worden. Het ontdekken van trends en patronen is van grote waarde bij het vormgeven van een verandertraject. Hoe meer inzicht er gegeven wordt, hoe sterker de verbetering uiteindelijk zal zijn.

Het is voor de interpretatie van informatie en gegevens relevant dat de business analist de belangen van zowel operatie als IT meeneemt in het analyseproces. Wanneer deze belangen los van elkaar worden gezien, heeft dit nadelige gevolgen voor de toepassing van innovaties. Hierdoor wordt er op financieel vlak (vaak onnodig) verlies geleden.

Communiceren en verbinden

Business analisten moeten goed kunnen communiceren. Dit gaat verder dan alleen het overbrengen van informatie: communicatie is een kunst. Een business analist is constant in gesprek met verschillende partijen en belanghebbenden om tijdens het gehele verandertraject betrokken en geïnformeerd te blijven. Goede communicatie is ontzettend relevant om ervoor te zorgen dat minder aannames worden gedaan en realistische verwachtingen gewaarborgd worden.

Dit houdt in dat een business analist, naast actief communiceren, ook goed moet kunnen luisteren. Door echt te luisteren naar wat mensen zeggen, verder te kijken dan de eerste reactie en daadwerkelijke behoeften te begrijpen, ontstaat er dieper contextueel inzicht. Deze luistervaardigheid is zeer nuttig voor het versoepelen van veranderingen.

Verandering gaat vrijwel altijd gepaard met weerstand. Mensen hebben van nature de neiging vast te houden aan bestaande denkpatronen en overtuigingen. Het verlaten van de comfortzone wordt als ongemakkelijk ervaren. Het is aan de business analist om mensen mee te nemen in de veranderingen, zodat zij betrokken zijn bij het proces en makkelijker meebewegen met de implementatie van nieuwe bedrijfsstructuren.

De business analist speelt, door goed te luisteren en communiceren, een grote rol in het veranderen van de bedrijfscultuur. Door mensen actief te betrekken bij het vormgeven van de eisen en wensen van een organisatie, versoepelt een business analist de toepassing hiervan. Dit omvat het aanpakken van bestaande overtuigingen, het promoten van een cultuur van openheid en het stimuleren van een positieve houding ten opzichte van de gewenste veranderingen.

Daarom is het niet alleen relevant dat een business analist weet welke partij welk belang behartigt, maar ook welke vertaalslag er gemaakt moet worden om informatie uit de verzamelde informatie duidelijk over te brengen. Door deze taak succesvol uit te voeren kan een business analist ervoor zorgen dat uiteindelijk alle partijen binnen hun vakgebied dezelfde doelen nastreven. Dit is een essentieel aspect van het veranderproces omdat bij een gelijkmatige afstemming tussen operatie, eindgebruikers en IT, optimale prestaties bereikt worden.

Transformeren en oplossen

Een business analist is een aanjager van transformatie. Een bedrijf of organisatie is zich bewust van een complex probleem, waarvoor het de business analist inzet. Om het probleem op te lossen moeten er transformaties plaatsvinden, en die kunnen soms op verrassende gebieden plaatsvinden.

Een aantal van die gebieden zijn:

Abstract naar concreet: Een bedrijf wil met AI gaan werken, maar weet nog niet hoe dit optimaal geïmplementeerd kan worden. Een business analist kan de behoefte helder krijgen door middel van verschillende technieken, waaronder goede vragen stellen en luisteren, en zo de verandering concreet maken.
Oud naar nieuw: Oude systemen en processen moeten plaats maken voor nieuwere versies. Dat klinkt simpel, maar vergt een doordachte veranderaanpak om de overgang soepel te laten verlopen. Hier lees je een business analyse case study.
Inefficiëntie naar optimalisatie: Mogelijk bevatten bestaande systemen en processen veel handmatige schakels, bevatten ze bottlenecks en loopt het stroef. De business analist kan bijvoorbeeld robots implementeren die handmatige stappen in het proces automatiseren.

De business analist heeft als overkoepelend doel het aankaarten en oplossen van complexe problemen binnen een bedrijf. Met analytisch vermogen en diepgaande inzichten dringt de business analist door tot de kern van het probleem om goed begrip en overzicht te creëren. Het is van belang dat een business analist snel en effectief kan handelen gedurende het hele veranderproces, zodat er zo efficiënt mogelijk gewerkt kan worden.

Business analisten zijn op de hoogte van de meest actuele requirement documentatie technieken, en maken hier gebruik van om elk probleem te doorgronden en te vertalen naar gestructureerde en efficiënte oplossingen.

Voorbeelden van requirement documentatie technieken zijn:

Interviews: directe gesprekken met stakeholders om behoeften, verwachtingen en ervaringen in kaart te brengen.
Enquêtes en vragenlijsten: handig voor het verzamelen van informatie, meningen en behoeften van een grote groep mensen.
Workshops: interactieve sessies met meerdere stakeholders tegelijk, waarbij behoeften en ideeën aangekaart worden en consensus over uiteenlopende onderwerpen bereikt kan worden. Bijvoorbeeld deze workshop.
Documentanalyse: reviewen van bestaande documentatie zoals systeemspecificaties, om huidige systemen te begrijpen en requirements voor toekomstige systemen te identificeren.
Prototyping: een werkmodel maken van het toekomstige systeem. Dit helpt begrip creëren bij verschillende stakeholders, en brengt onduidelijkheden en behoeften aan het licht.

Het is van belang dat een techniek op de juiste manier en op het juiste moment toegepast wordt. De manier waarop technieken toegepast worden hangt af van de aard van het project, de behoeften van de belanghebbenden en de complexiteit van de requirements. Het combineren van meerdere technieken is een effectieve aanpak om een volledig beeld van de requirements te krijgen.

Het gebruik van deze technieken zorgt ervoor dat er breed begrip ontstaat over de diepere lagen van een probleem en biedt ruimte om bestaande strategieën scherp te stellen. Ook geeft het toepassen van requirement documentatie de mogelijkheid om een basis te leggen voor toekomstige optimalisatie binnen het bedrijf.

Wat maakt een goede business analist?

Business analist zijn, vereist grote mentale flexibiliteit, zoals in het Business analyse competentiemodel. Elk project heeft andere problemen, requirements en belanghebbenden. Hierdoor vereist elk project dan ook een unieke benaderingswijze. Het is belangrijk te weten welke focuspunten een goede business analist voor ogen moet hebben om succes te bereiken met een verandertraject.

Tips voor een succesvolle business analist:

Focus altijd op klantwaarde in alles wat je doet.
Combineer analytische vaardigheden met communicatieve vaardigheden.
Zorg voor korte feedback loops en omarm fouten als een verbeterpunt.
Documentatie is geen doel op zich en niet per definitie de taak van de business analist.
Neem de verantwoordelijkheid over het oplossen van problemen.
Bewaak de requirements en het analyseproces.
Werk iteratief, altijd in kleine stappen richting het projectdoel.

Het belangrijkste is dat een business analist maatwerk levert. Doordat geen project, bedrijf of stakeholder hetzelfde is, zal er altijd een persoonlijke benadering nodig zijn. Als een business analist de mensen achter een systeem of proces spreekt en betrekt bij het verandertraject, pakt het implementeren van verbeterpunten pas echt goed uit. Wanneer een business analist zich bijvoorbeeld te veel focust op documentatie of analyse, en voornamelijk het probleem vanuit een theoretische hoek benadert, zal verandering moeilijker gaan.

"Business analyse als investering betaalt zich altijd terug"

Als business analist ben je de schakel tussen bedrijfsdoelstellingen en technologische oplossingen. Het is een veelzijdige rol waarbij klantwaarde, communicatieve en analytische vaardigheden gecombineerd worden om complexe problemen op te lossen en doelstellingen te behalen. Waar een bedrijf of organisatie grote veranderingen wil implementeren is een business analist van onschatbare waarde.

De echte kracht van een business analist toont zich door sterk analytisch vermogen waarbij klantwaarde voorop staat. Ook zet een goede business analist communicatie in als sleutel tot verbinding, en feedback wordt efficiënt verwerkt tijdens implementatie voor het voldoen aan requirements.

Wanneer zowel grote bedrijven als middel- en kleine bedrijven (MKB’s) geconfronteerd worden met complexe uitdagingen, inefficiënties en bedrijfsprocessen, is het rendabel om een business analist in te schakelen om groei te realiseren.

Mocht je na het lezen van dit artikel van gedachten willen wisselen over de rol van de business analist neem dan gerust contact op! Ik vind het altijd leuk om samen inzichten te delen over ons mooie vakgebied.

Laat wat van je horen, plan hier direct een afspraak op het tijdstip dat jou uitkomt

Met vriendelijke groet,

Mellius Brouwer

Lees hier meer over Mellius.

Kennismaken? Kies zelf het tijdstip